Un nuevo escenario para todos

El último año todos hemos experimentado algún tipo de cambio en nuestra forma de comunicarnos en el trabajo. Antes de la pandemia lo extraño era plantear una reunión por Zoom a no ser que hubiera un motivo de causa mayor y ahora lo excepcional es hacer una reunión presencial.

Hace un par de años plantear que una empresa adoptara dinámicas de trabajo en remoto se veía como algo poco común, y actualmente muchas de las grandes compañías están optando por modelos híbridos. “El 65% de las empresas españolas aspira a alcanzar modelos híbridos y el 25% ofrece o pretende ofrecer cuatro días a la semana en remoto”, según indica el diario El País basándose en datos extraídos del informe Nuevas formas de trabajar. Reflexiones sobre el futuro, de la consultora Boston Consulting Group (BCG).

En una dinámica de trabajo presencial, hay unas formas y formalismos en nuestra comunicación que damos por sentadas y para las que no tenemos que prepararnos si ya venimos ligeramente entrenados en nuestro entorno laboral previo, o aprendemos a salto de mata leyendo el lenguaje corporal de un compañero/a ante algún comentario o movimiento dentro de ese espacio compartido que es la oficina.

Aunque en mi caso tras dejar mi trabajo para lanzar Otter, no he vuelto a trabajar en una oficina, sí he ido buscando espacios compartidos o coworkings para no vivir cual ermitaña dentro de mi propio “sueño de un loco” que ha sido desarrollar esta startup los últimos años. Sin embargo, aunque yo misma he buscado espacio de conexión humana, siempre pensé que el día que en Otter fuéramos más personas en el equipo a parte de Miguel y yo como co-fundadores, no le veía el sentido a invertir parte del capital de la empresa en una oficina para que pudieran venir otros miembros a trabajar. Y de repente, vino una pandemia y nos obligó a que no hubiera otra opción a la de no ir a una oficina.

Estos últimos años trabajando a modo “solo-preneur”, en remoto y en modo nómada por mi propia ciudad o en algún que otro viaje, me han dado mucho que pensar sobre lo ineficientes y dispersos que somos a menudo trabajando en un equipo de manera presencial. Tan solo una interrupción de tu compañero de la mesa de al lado implica 15’ para volver a concentrarte en aquello que estabas haciendo. Trabajando en remoto contigo mismo (en tu casa o un espacio compartido) la clave está en no interrumpirte a ti mismo, y en eso nuestros smartphones tienen mucho que ver, aunque esto nos lleva a otro tema.

Trabaja en equipo aunque seas tú el único miembro

Miguel y yo desde el inicio de Otter, a pesar de ser pareja y socios al mismo tiempo, y por lo tanto estar bajo el mismo tiempo en muchas ocasiones en las que estábamos desarrollando el proyecto, siempre hemos planteado canales de trabajo asíncronos por dos motivos. El primero, para separar nuestra vida personal de la profesional. El segundo, porque hemos querido establecer desde el principio del negocio un escenario en el que nosotros no fuéramos unos cuellos de botella para trabajar con la información clave que teníamos encima de la mesa, y que permitiera movernos de manera ágil si incluyéramos a otras personas al equipo. Es decir, hemos estado trabajando en remoto y de manera asíncrona aunque fuéramos solo dos personas y bajo el mismo techo (ya fuera nuestra casa o un coworking).

Buscar las mejores herramientas para cada área de trabajo es todo un arte (puedes ver algunas de mis favoritas en este vídeo), y aunque he cambiado y probado diferentes herramientas para una misma función, ha habido una que habíamos mantenido desde el principio: Slack

Siendo dos co-fundadores trabajando codo con codo literalmente podríamos haber optado por el “a grito pelao” para mandarnos mensajes o avisarnos de los muchos problemas que han ido saltando en este tiempo. Pero no lo hicimos. La mayoría de nuestras conversaciones han sido por un canal digital y centralizado para ese tipo de mensajes y clasificado por tipología en función del tema. Y aunque a ojos de algunas personas de nuestro entorno tener un sistema tan mediado y sistematizado siendo tan solo dos personas se percibía como una excentricidad, para nosotros era la semilla que había que plantar si queríamos crecer en un futuro. Y así lo hicimos.

Las conversaciones asíncronas también pueden generar ruido

En septiembre de 2020 pasamos de ser dos a ser tres en Otter, incluyendo a una project manager en el equipo. Nuestras dinámicas y canales se mantuvieron tal cual los teníamos planteados hasta ese momento. Poco más de medio año después, se unió nuestra social media manager y pasamos a ser 4 personas en Slack en abril de 2021.

Fuente: Lighthouse

A veces cometemos el error de pensar que al pasar de dos a cuatro interlocutores lo que hacemos es doblar el volumen de comunicación. Pero esto es un error plantearlo literalmente, ya que deberíamos tener en cuenta el efecto de la Ley de Brooks, usado en el mundo del software, que plantea el hecho de que añadir personas a un proyecto no hará que vaya más rápido sino que se retrase más. Eso implica que cuando incluímos a dos personas nuevas, en realidad estamos aumentando de manera no-lineal el volumen de potenciales conversaciones. Actualmente somos 5 personas en el equipo de Otter, por lo que hemos pasado de 6 (4 miembros) a 10 (5 miembros) conversaciones.

En Slack teníamos una estructura de “canales” bien definidos para hablar en cada canal de un tema concreto (contenido, campañas, ideas, general…) de una manera ordenada y estructurada para que fuese fácil seguir esas conversaciones y consultar posteriormente los detalles comentados. Así mismo creábamos “hilos” dentro de cada mensaje para no mezclar mensajes en sí y sus correspondientes respuestas.

A pesar de que teníamos un buen orden e intentábamos sacarle el mayor provecho a la herramienta, al cabo de un mes aproximadamente siendo cuatro identificamos lo siguiente:

1. Se nos perdían mensajes y dejábamos algunos comentarios sin responder.
2. Sentíamos que con Slack era difícil concentrarse en una tarea sin sentirse interrumpido constantemente por mensajes del resto del equipo. Algo así como una ligera sensación de FOMO diaria.
3. A veces resultaba complicado recuperar o revisar mensajes, así que teníamos que saltar al email para compartir determinada información por miedo a que se traspapelase.
4. Al tener que madurar como equipo y haber dos personas nuevas, temas importantes como feedback, reflexiones o insights de mejora a nivel de negocio, así como información importante sentíamos que se quedaban perdidos en medio de una lluvia de mensajes a modo de chat.

Lo mejor del email y de un chat al mismo tiempo

Desde hace varios años, tanto Miguel como yo hemos sido usuarios de Todoist, y fans de Doist y su filosofía como organización, la empresa detrás de Todoist fundada por Amir S. Así que cuando Miguel se enteró de que habían lanzado Twist llegó como caído del cielo ya que su propuesta de valor iba justo a resolver los puntos de dolor que habíamos identificado como equipo.

Encontrar una herramienta que tiene un punto híbrido entre el orden y estructura de un email, y la posibilidad de interacción y flexibilidad que te da un chat, ha sido el equilibrio perfecto para un equipo como el nuestro, en el que cada uno trabaja en bloques de tiempo diferentes a lo largo del día, diferentes días de la semana en los que no coincidimos muchas veces y el orden en la información compartida es clave.

Twist, que recientemente ha lanzado un rediseño de la aplicación que ha mejorado la experiencia de usuario sensiblemente, nos permite tener un canal que nos ayuda a estructurar la información para volver a consultarla posteriormente si es necesario. Y al mismo tiempo los hilos que creamos dentro de cada conversación se generan a modo de chat, por lo que la facilidad de respuesta y el formato son perfectos para avanzar de manera ágil como si estuviéramos hablando entre nosotros.

Me sigue encantando Slack como herramienta y la sigo usando para conversaciones 1:1 con colaboradores externos o con empresas a las que asesoro como advisor, y usamos Slack para mensajes puntuales y mantenernos al día.

Una reflexión sobre nuestra disponibilidad

Creo que en nuestra sociedad tenemos cada vez más un grave problema con el sentido de inmediatez y la disponibilidad, la nuestra propia y la que percibimos en relación a otra persona o una empresa. Mandamos un email, un whatsapp, o un mensaje por Instagram y esperamos una respuesta casi inmediata. Y si no nos responden llamamos, o incluso nos molestamos o incomodamos. Deberíamos recordar que no estamos disponibles siempre, y tampoco los días en los que estamos trabajando. Si estás haciendo una tarea en la que necesitas foco no estás disponible. Lo que pasa es que nos dejamos desconcentrar por casi cualquier cosa. ¿Cómo afecta eso en la calidad de aquello que hagamos? Y más importante ¿Cómo afecta eso a nuestra salud mental y capacidad de atención? La misma sensación de inmediatez invade también fácilmente si lo permitimos nuestras comunicaciones laborales, asíncronas y no asíncronas.

La oportunidad maravillosa que nos da la comunicación asíncrona es respetar los tiempos de los demás y plantear dinámicas de trabajo en las que diferentes personas puedan ir a una sin necesidad de que sea en la misma oficina, ni el mismo horario laboral, ni siquiera los mismos días de trabajo. Por eso es interesante observar y analizar si las herramientas que usamos favorecen a ello o no.

La migración del trabajo síncrono (en tiempo real y bajo un mismo techo) al asíncrono funciona como espejo de nuestras virtudes y debilidades de nuestra comunicación. No se puede trabajar bien en remoto o de manera asíncrona si no hay una buena comunicación. Y las herramientas digitales que usemos para ello nos facilitarán potenciar o debilitar esa comunicación que establezcamos como equipo.

Pienso que estamos ante una nueva etapa que hace evidente que aquellas personas que sepan comunicarse bien y tengan un buen sistema crearán relaciones, equipos y empresas más fuertes. Eso pasa por elegir herramientas que nos lo permitan pero también, y casi más importante, por trabajar uno mismo para liderar mejor esa comunicación a través de los canales disponibles. Una mirada sistémica a nuestros ecosistemas laborales y la inteligencia emocional serán dos ingredientes claves. Parece que esta nueva etapa no debería pasar por distanciarnos a través de la pantalla sino por hacernos más humanos.